Cập nhật nội dung chi tiết về Quản Lý Dự Án: 6 Bước Lập Kế Hoạch Hoàn Hảo mới nhất trên website Sieuphampanorama.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Quản lý dự án: 6 bước lập kế hoạch hoàn hảo. Thực hiện theo sáu bước sau để tạo ra một kế hoạch dễ dàng và dẫn dắt nhóm của bạn một cách tự tin để quản lý dự án.
Hãy tưởng tượng, vào sáng sớm Thứ Hai. Giám đốc điều hành gọi cho bạn vào một cuộc họp để thông qua một số sáng kiến quan trọng mà giám đốc hy vọng sẽ đạt được trong quý này. Bạn được giao nhiệm vụ cùng nhau lập kế hoạch chi tiết về dự án này cùng với nhóm của mình. Giám Đốc muốn bạn nộp bản kế hoạch này vào cuối tuần. và bạn đang phân vân không biết nên bắt đầu từ đâu
Hãy bình tĩnh Bạn không cần biết tất cả các khái niệm cơ bản về quản lý dự án để thực thi kế hoạch dự án thành công. Thực hiện theo sáu bước sau để tạo ra một kế hoạch dễ dàng và dẫn dắt nhóm của bạn một cách tự tin để quản lý dự án.
Bước 3: Xác định các bước thực thiXác định các bước thực và các bước lập kế hoạch dự án cần thiết để đáp ứng các mục tiêu của dự án. Các đầu ra cụ thể mà bạn dự kiến sẽ thực thi là gì?
Tiếp theo, ước tính ngày đến hạn thời gian cho mỗi lần thực thi trong kế hoạch dự án của bạn. (Bạn có thể hoàn thành những ngày này khi bạn ngồi xuống để xác định lịch biểu dự án của bạn trong bước tiếp theo.)
Bước 4: Tạo lịch trình dự ánXem xét từng phần có thể thực thi và xác định chuỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành để hoàn thành từng tác vụ. Đối với mỗi tác vụ, hãy xác định lượng thời gian cần thiết, tài nguyên cần thiết và ai sẽ chịu trách nhiệm thực thi.
Bạn còn chờ gì nữa? Hãy thử biểu đồ Gantt của MyXteam miễn phí tại đây.
Mẹo: Liên kết nhóm của bạn trong quá trình lập kế hoạch. Những người thực hiện công việc có những hiểu biết quan trọng về cách thực hiện nhiệm vụ, họ sẽ mất bao lâu và ai là người tốt nhất để giải quyết chúng. Dựa trên kiến thức của họ! Bạn sẽ cần họp tác làm việc nhóm để thống nhất với lịch trình dự án và đặt kỳ vọng cho công việc để hoàn thành dự án trơn tru, hiệu quả
Bước 5: Xác định vấn đề và hoàn thành đánh giá rủi roKhông có dự án nào không có rủi ro.. Có bất kỳ vấn đề nào bạn biết trước sẽ ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như kỳ nghỉ sắp tới của một thành viên chính không? Những tình huống bất khả kháng nào có thể tạo ra trục trặc? (Hãy suy nghĩ ngày lễ quốc tế, các bộ phận được sắp xếp lại hoặc mùa bận rộn.)
Khi phát triển một kế hoạch dự án, hãy xem xét các bước bạn nên thực hiện để ngăn chặn các rủi ro nhất định xảy ra hoặc hạn chế tác động tiêu cực của chúng. Tiến hành đánh giá rủi ro và phát triển chiến lược quản lý rủi ro để đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn sàng.
Mẹo: Giải quyết các mục có nguy cơ cao sớm trong tiến trình dự án của bạn, nếu có thể. Hoặc tạo một “bộ đệm thời gian” nhỏ xung quanh nhiệm vụ để giúp giữ cho dự án của bạn đi đúng hướng trong trường hợp có sự chậm trễ.
Tiếp theo, bạn cần xác định vai trò: Ai cần xem báo cáo nào và tần suất như thế nào? Quyết định nào sẽ cần phải được phê duyệt và bởi ai?
Sử dụng MyXteam lập biểu đồ Gantt, quản lý công việc, quản lý dự án, lập kế hoạch dự án
_Với công cụ quản lý công việc MyXteam công việc của doanh nghiệp sẽ được quản lý tập trung thống nhất trên một nền tảng, được sắp xếp gọn gàng, công nghệ dữ liệu đám mây, dữ liệu của kế hoạch nào ra kế hoạch đó dễ dàng cho việc sử dụng tài liệu thông tin chung, giúp cho công ty thống nhất tài liệu và thông tin chia sẻ, mọi việc cần là có ngay trong ứng dụng quản lý công việc myXteam
_Với myXteam,lập kế hoạch, quản lý dự án, quản lý nhân sự sẽ dễ dàng hơn, MyXteam sẽ giúp bạn giao việc cụ thể cho nhân viên với ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể, nhân viên sẽ không thể nào quên hoặc cố ý quên việc.Với MyXteam hiệu quả công việc là thước đo giúp nhà quản lý đánh giá nhân sự, và quản lý nhân sự dựa trên hiệu quả công việc
_Khi áp dụng công nghệ điều hành quản lý dự án myXteam thì giao diện trực quan mọi việc rõ ràng trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng thống nhất sẽ tránh việc tắc nghẽn, các phòng ban tránh đỗ lỗi cho nhau, mỗi cá nhân sẽ nắm được thông tin, công việc cụ thể, và chịu trách nhiệm công việc của mình.
_MyXteam cung cấp chức năng quản lý dự án :Xem công việc của các thành viên theo lịch ( Gantt view ) : Vào kế hoạch chọn xem theo lịch, hệ thống sẽ đưa các việc cần thực hiện theo lịch đã tạo, ngoài ra có thể kết hợp thêm bộ lọc để xem theo từng thành viên và việc được giao theo thời gian
_Quan trọng hơn hết với MyXteam bạn đã tạo ra mội môi trường làm việc năng động, nhân viên thoải mái, làm việc trong hạnh phúc vì không còn Email – Họp- Quên việc, dễ dàng cân bằng công việc và cuộc sống .
Chúc quý công ty ứng dụng MyXteam hiệu quả tạo nên kết quả tích cực cho hoạt động quản lý
Lập kế hoạch kinh doanh cùng MyXteam
Lập kế hoạch và quản lý marketing hiệu quả cùng MyXteam
Lập kế hoạch theo dõi và chăm sóc khách hàng cùng MyXteam
Lập kế hoạch và quản lý tổ chức sự kiện cùng MyXteam
Imc Là Gì? Hướng Dẫn Quy Trình Lập Kế Hoạch Imc Hoàn Hảo
IMC là một thuật ngữ không thể không có trong từ điển của dân Marketing. Nhiều người hiểu IMC là kết hợp các công cụ truyền thông, theo bạn có đúng không? Câu trả lời là đúng nhưng chưa đủ. Bản chất IMC không đơn giản nhưu chúng ta nghĩ đâu. Vậy IMC là gì? Chiến dịch IMC như thế nào là khác biệt và hiệu quả?
Một chiến dịch truyền thông muốn thành công không phải dựa vào duy nhất 1 công cụ, mà là ở cách tích hợp các công cụ đó. Mỗi công cụ có những ưu nhược điểm riêng, điều này giúp chúng bổ trở cho nhau để tạo nên chiến dịch hiệu quả. IMC tác động đến nhận thức và hiểu biết của khách hàng. Giúp khách hàng tăng sự nhận diện với thương hiệu, có thái độ tích cực với doanh nghiệp. Từ đây, họ thay đổi hành vi tích cực với thương hiệu, doanh nghiệp. IMC thành công sẽ giúp khách hàng nhận thức về sản phẩm, nhãn hiệu, nang cao uy tín. Duy trì niềm tin và lòng trung thành của khách hàng với nhãn hiệu.
Đây là bước xác định xem tổ chức, doanh nghiệp đang đứng trước nguy cơ hay cơ hội nào. Tức là đi trả lời câu hỏi: Tại sao phải xây dựng bản kế hoạch truyền thông này?
Xác định mục tiêu và nhiệm vụ chiến lược truyền thông
Bước này chúng ta phải nghiên cứu cụ thể cái đích mà mình hướng tới Đối tượng truyền thông là ai? Chân dung họ như thế nào? Tìm kiếm đối tượng càng cụ thể, càng thu hẹp thì càng dễ dàng thực hiện chiến dịch. Vậy mục tiêu và nhiệm vụ của chiến dịch là gì? Tăng doanh số hay xử ký khủng hoảng? Chúng có phù hợp với đối tượng truyền thông mà mình đã nhắc ở trên hay không?
Nghiên cứu và thiết kế thông điệp
Bước này chúng ta cần tìm phương tiện để chạm đúng đối tượng, đúng thời điểm. Nói đơn giản là phương tiện nào phù hợp với đối tượng truyền thông. Cách tốt nhất chính là đi theo hành trình của khách hàng. Đặc biệt, các phương tiện đó có bổ trợ cho nhau và sử dụng liên tục được hay không?
Xây dựng chương trình hành động, ngân sách và KPIs
Chúng ta xem nguồn lực của doanh nghiệp đang ở đâu. Nó có đủ đáp ứng cho việc thực hiện các bước ở trên không. Phát triển thành một bản kế hoạch trả lời cho các câu hỏi: Thời gian, chi phí, ngân sách dành cho từng giai đoạn là bao nhiêu?, Các hoạt động chính (key hook) và hoạt động truyền thông chủ đạo (key message) là gì?, Đâu là những hoạt động phụ trợ cho từng giai đoạn?,…
Triển khai, theo dõi, đánh giá hiệu quả
Bây giờ là lúc thực hiện các bước theo kế hoạch đã đề ra thôi. Thương xuyên theo dõi các giai đoạn trong chiến dịch. Bởi không có chiến dịch nào hoàn hảo 100% cả. Theo dõi để nếu gặp vấn đề gì còn kịp thời sửa chữa. Sau khi chiến dịch kết thúc, phải nhìn nhận đánh giá lại cả một hành trình. Xem xét những thành công và hạn chế để rút kinh nghiệm cho những chiến dịch sau.
Below the line (BTL)
Đây là loại hình Marketing hướng tới nhóm người tiêu dùng mục tiêu ở phạm vi nhỏ hẹp hơn với mục đích chính là tạo ra lòng trung thành của khách hàng bằng việc tạo ra cảm hứng và niềm tin cho người tiêu dùng, thúc đẩy họ tìm hiểu và sử dụng sản phẩm. BTL còn giúp phát triển thị trường phân phối, thúc đẩy bán lẻ, tiêu dùng với mục đích ngắn hạn và tạo hiệu quả trực tiếp, ví dụ như phát hàng mẫu, tiếp thị trực tiếp, tổ chức sự kiện, khuyến mãi cho người tiêu dùng, khuyến mãi cho hệ thống đại lý và bán lẻ, phát mẫu dùng thử,…. Mục đích của hoạt động BTL đó là làm sao bán được nhiều hàng nhất có thể. Loại hình này thường được áp dụng để nhắm vào đối tượng cụ thể với những đặc điểm và thói quen khác nhau bằng các hoạt động như Trade & Consumer Promotion, Merchandise… Chi tiết hơn sẽ là POP, Promotion Campaign & Sampling, Direct marketing & Activations .
Quản Lý Và Lập Kế Hoạch Các Hoạt Động Y Tế
Quản lý và lập kế hoạch các hoạt động y tế
CHU TRÌNH QUẢN LÝ
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
Khái niệm về kế hoạch
Xây dựng kế hoạch là một trong các chức năng cơ bản của quản lý, nhằm vạch ra những công việc (các hoạt động) sẽ thực hiện trong tương lai theo một cách thức, trình tự, tiến độ nhất định nhằm đạt được mục tiêu đã định.
Lập kế hoạch trả lời câu hỏi sau:
Mục tiêu cần đạt là gì?
Nên làm những việc gì, làm như thế nào để có thể đạt được mục tiêu. – Làm khi nào?
Cần các nguồn lực như thế nào? Bao nhiêu?
Ai làm?
Làm ở đâu?
Xây dựng kế hoạch là quá trình bao gồm việc nghiên cứu đề xuất kế hoạch hoạt động với mục tiêu, giải pháp và công cụ thực hiện, được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt. Kế hoạch đó dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hành chính.
Mục đích của việc xây dựng kế hoạch là triển khai các chủ trương chính sách, kế hoạch dài hạn của nhà nước về y tế vào thực tiễn.
Phân loại kế hoạch
Có nhiều cách phân loại kế hoạch. Nhìn chung, kế hoạch có thể được phân loại theo các hình thức sau:
Theo thời gian
Kế hoạch dài hạn: thường được xây dựng cho 10 – 15 năm.
Kế hoạch trung hạn: thường được xây dựng cho 3 – 7 năm (phổ biến là 5 năm).
Kế hoạch ngắn hạn: dưới 3 năm, thường là 1 năm.
Theo cấp độ
Kế hoạch vĩ mô: là kế hoạch định cho thời kỳ dài, mang tính chiến lược cao.
Ví dụ: Quyết định 153/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển hệ thống y tế Việt Nam giai đoạn đến 2010 và tầm nhìn đến 2010.
Kế hoạch vi mô: là kế hoạch mang tính chiến thuật, dùng để triển khai kế hoạch vĩ mô, chiến lược, giải pháp thường do các nhà quản lý của các đơn vị xây dựng.
Ví dụ: Kế hoạch đào tạo cán bộ y tế tại Trung tâm y tế huyện A.
Theo phương pháp xây dựng kế hoạch
Xây dựng kế hoạch từ trên xuống (top down). Đây là quá trình chuyển các kế hoạch vĩ mô thành kế hoạch hoạt động của cơ sở, hiện thực hoá các chủ trương, chính sách, kế hoạch hành động vĩ mô của nhà nước trong lĩnh vực y tế thông qua các hoạt động cụ thể tại cơ sở ( thường được đảm bảo bằng các nguồn lực của nhà nước ). Quá trình hiện thực hoá này có thể được thể hiện qua các chỉ tiêu được phân bổ từ trên xuống, từ trung ương xuống tỉnh, tỉnh xuống huyện, huyện xuống xã. Dựa trên các chỉ tiêu được phân bổ, các đơn vị sẽ xây dựng kế hoạch hoạt động của mình nhằm đạt được các chỉ tiêu đó. Như vậy, phương pháp này không dựa trên nhu cầu thực tế của địa phương nên tính hiệu quả thường không cao.
Xây dựng kế hoạch từ dưới lên ( bottom up ). Đây là quá trình xây dựng kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế tại cơ sở, được xây dựng không chỉ những nhà lãnh đạo mà còn có sự tham gia của cả cộng đồng. Phương pháp này có ưu điểm là xác định được các vấn đề một cách cụ thể, thiết thực, ngoài ra còn trao trách nhiệm và quyền chủ động giải quyết cho tuyến dưới, cấp dưới, huy động được nguồn lực và sáng kiến của cán bộ và nhân dân. Ví dụ xây dựng kế hoạch của các chương trình, dự án …
Các bước lập kế hoạch
Thu thập thông tin
Phân tích thực trạng, xác định vấn đề
Xác định mục tiêu
Lựa chọn giải pháp
Xây dựng kế hoạch hoạt động.
Thu thập thông tin có vai trò quan trọng trong quản lý và lập kế hoạch; Để đánh giá được thực trạng, chúng ta cần phải xác định rõ những thông tin cần thu thập, thu thập từ nguồn nào, bằng phương pháp nào.
Hiện nay, trên địa bàn huyện có bao nhiêu xã đã đạt “Chuẩn Quốc gia về y tế xã”.
Lý do các xã chưa đạt chuẩn
Nguồn thu thập thông tin
Có thể thu thập thông tin từ các nguồn sau:
Đó là thông tin thu được qua sổ sách, báo cáo thống kê, tin tức trên các phương tiện thông tin đại chúng … Đó là các thông tin chính thức, đã được công bố.
Ví dụ:
Báo cáo của trạm y tế, của chính quyền xã, trung tâm y tế huyện, bệnh viện huyện, phòng y tế huyện …
Sổ sách, báo cáo của các chương trình, dự án y tế …
Các văn bản, tài liệu của cấp trên
Tuy nhiên, thông tin, tài liệu sẵn có có thể không cung cấp đầy đủ, chi tiết, toàn diện một số vấn đề cụ thể mà ta cần, vì vậy khi sử dụng cần cân nhắc và phối hợp với các số liệu từ các nguồn khác.
Phương pháp này đòi hỏi người thu thập thông tin phải có kinh nghiệm thiết kế nghiên cứu để đảm bảo tính khoa học của nghiên cứu. Thông tin từ nguồn này thường chính xác, có độ tin cậy, đầy đủ cho vấn đề quan tâm nghiên cứu.
Phương pháp thu thập thông tin
Trong nhiều trường hợp, chúng ta cần phối hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin như xem xét số liệu thống kê, các điều tra trên quy mô nhỏ, phỏng vấn, quan sát để thu thập những thông tin cần thiết.
Phân tích thực trạng, xác định vấn đề
Phân tích, xác định vấn đề giúp chúng ta có thể:
Xác định được những nguyên nhân và tác động của vấn đề;
Phát hiện nguyên nhân nào là nguyên nhân gốc rễ để tìm giải pháp can thiệp.
Giúp cho việc xác định được ưu tiên và đầu tư có trọng điểm.
Ví dụ: Sử dụng “cây vấn đề” (problem tree) để phân tích vấn đề, tìm nguyên nhân gốc rễ.
Xác định mục tiêu Khái niệm
Mục tiêu là điểm mà chúng ta mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định thông qua các hoạt động với các nguồn lực cho phép.
Nếu rõ ràng: triển khai kế hoạch, theo dõi, giám sát, đánh giá sẽ thuận lợi.
Nếu không rõ: lập kế hoạch không tốt, không thực thi, gây lãng phí, kém hiệu quả.
Phương pháp xác định mục tiêu
Trước hết, để xây dựng được mục tiêu đúng, phải nêu được vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể, vấn đề phải có đầy đủ các thông tin và trả lời được các câu hỏi sau:
Vấn đề gì?
Đối tượng nào?
Ở đâu?
Bao nhiêu ? – Khi nào ?
Ví dụ: Tỷ lệ đạt chuẩn quốc gia y tế xã ở huyện A năm 2007 là 30%, thấp hơn mức trung bình của tỉnh.
Vấn đề gì?: Tỷ lệ đạt chuển quốc gia y tế xã thấp
Đối tượng nào ? : Y tế xã
Ở đâu ? : huyện A
Bao nhiêu ? : 30%
Khi nào ? : năm 2010
Nêu được vấn đề rõ ràng và cụ thể là điều rất quan trọng vì nếu không nêu được vấn đề rõ ràng thì không thể đưa ra được mục tiêu rõ ràng. Điều này sẽ dẫn đến các hoạt động trong bản kế hoạch không rõ ràng, khó thực hiện.
Ví dụ: Tăng tỷ lệ đạt chuẩn y tế xã ở huyện A lên 40% vào năm 2011.
Nhận xét: Như vậy, mục tiêu nêu trên được viết đúng, rõ ràng.
Lựa chọn giải pháp Khái niệm
Giải pháp là cách làm để đạt được mục tiêu đề ra. Người lập kế hoạch có thể đề xuất nhiều giải pháp để đạt được mục tiêu đã đề ra. Tuy nhiên nếu với nguồn lực hạn chế, thì từ những giải pháp đó, chúng ta phải lựa chọn các giải pháp tối ưu để thực hiện.
Đây là một khâu quan trọng trong quá trình lập kế hoạch để giải quyết hay hạn chế nguyên nhân gốc rễ.
Tìm giải pháp
Tìm giải pháp giúp chúng ta trả lời câu hỏi: ” Chúng ta phải làm như thế nào “
Nguyên tắc tìm giải pháp: Nguyên nhân gốc rễ nào thì giải pháp đó.
Mỗi nguyên nhân gốc rễ có thể có một hay nhiều giải pháp tương ứng để giải quyết, song ta chỉ chọn những giải pháp tối ưu.
Ví dụ:
Tỷ lệ đạt chuẩn quốc gia y tế xã ở huyện A năm 2010 là 30% , thấp hơn mức trung bình của tỉnh
Chưa đạt chuẩn về nhân lực( chưa có cán bộ y học cổ truyền ).
Cử cán bộ đi học, bổ túc về y học cổ truyền.
Cơ sở hạ tầng chưa đạt chuẩn.
Đề nghị các cơ quan có thẩm quyền hỗ trợ.
Công tác truyền thông giáo dục sức khoẻ chưa đạt chuẩn
Tăng cường cung cấp kiến thức cho cộng đồng
Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về truyền thông cho cán bộ trạm y tế xã, và nhân viên y tế thôn bản . …..
Từ các giải pháp, chúng ta xác định các phương pháp thực hiện. Mỗi giải pháp có thể có nhiều phương pháp thực hiện.
Ví dụ:
Tỷ lệ đạt chuẩn quốcgia y tế xã ở huyện Anăm 2007 là 30% , thấp hơn mức trung bình của tỉnh
Công tác truyền thông giáo dục sức khoẻ chưa đạt chuẩn
Cung cấp kiến thức cho cộng đồng
Truyền thông đại chúng (qua hệ thống loa truyền thanh xã).
Tổ chức các buổi họpcộng đồng tại thôn, bản để tuyên truyền giáo dục sức khoẻ.
Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng về truyền thông cho cán bộ trạm y tế xã, và nhân viên y tế thôn bản
Mở các lớp tập huấn về kiến thức, kỹ năng truyền thông cho các cán bộ trạmy tế xã và nhân viên y tế thôn bản.
Lựa chọn giải pháp, phương pháp tối ưu
Chấm điểm hiệu quả của các phương pháp thông qua việc tính điểm để đánh giá mức độ hiệu quả của phương pháp thực hiện.
Cách tính điểm như sau:
Điểm 1: không hiệu quả
Điểm 2: hiệu quả kém
Điểm 3: hiệu quả trung bình
Điểm 4: hiệu quả khá
Điểm 5: hiệu quả tốt
Dựa vào ý kiến của các thành viên trong nhóm để chọn điểm cho các phương pháp thực hiện, có thể tính như sau:
Cách 2: Mỗi người trong nhóm đưa ra điểm của mình, sau đó cộng tất cả điểm của nhóm rồi chia trung bình để có điểm chung của nhóm. Cách này giúp cho việc đưa ra ý kiến chung một cách nhanh chóng.
Dựa vào các yếu tố như thời gian, chi phí, sự chấp nhận công việc …
Phương pháp thực hiện nào có tính khả thi cao hơn thì cho điểm cao hơn. Mức độ khả thi và cách chấm điểm cũng tương tự như cách chấm điểm hiệu quả.
Tính tích số của điểm hiệu quả và điểm khả thi
Tích số của điểm hiệu quả và điểm khả thi sẽ được sử dụng làm căn cứ để lựa chọn những phương pháp thực hiện mà chúng ta thấy phù hợp.
Chọn phương pháp thực hiện
Chọn phương pháp thực hiện có số điểm cao hơn điểm mốc do nhóm quy định. Nếu có đủ nguồn lực thì có thể triển khai nhiều phương pháp thực hiện cùng một lúc để đạt được mục tiêu đề ra. Tuy nhiên, nếu nguồn lực hạn chế thì nên tập trung triển khai các phương pháp tối ưu. Trình tự thực hiện có thể dựa vào tích số, điểm cao là trước, điểm thấp làm sau.
Ví dụ: Bảng lựa chọn giải pháp
Viết kế hoạch
Viết kế hoạch là bước cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch để cụ thể hoá các giải pháp và phương pháp thực hiện đã lựa chọn nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Dựa vào bản kế hoạch, chúng ta có thể biết được từng nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện, người thực hiện, thời gian, địa điểm thực hiện, người phối hợp, giám sát kinh phí, nguồn lực cần thiết và dự kiến kết quả.
Ngoài ra, kế hoạch còn là cơ sở để xem xét, đánh giá lại kết quả đạt được sau khi thực hiện, hoạt động nào đã thực hiện, hoạt động nào chưa thực hiện hoặc thực hiện chưa đạt, lý do tại sao, để từ đó kịp thời rút kinh nghiệm, điều chỉnh kế hoạch để đạt được mục tiêu đề ra.
Nguyên tắc viết
Trước khi viết kế hoạch, cần kiểm tra lại tất cả các dữ liệu, thông tin, kết quả phân tích, các nguyên nhân gốc rễ, các mục tiêu, giải pháp và phương pháp thực hiện.
Viết kế hoạch là dựa trên mục tiêu, giải pháp và phương pháp thực hiện đã được lựa chọn. Bên cạnh đó, cần xem xét lại các nguồn lực sẵn có và sẽ huy động được.
Các bước viết kế hoạch
Liệt kê tất cả các hoạt động, công việc sẽ phải tiến hành, các phương pháp để giải quyết các nguyên nhân gốc rễ. Sắp xếp các công việc theo trật tự hợp lý.
Dự kiến thời gian bắt đầu tiến hành và thời gian kết thúc cho từng hoạt động. – Phân bổ nguồn lực: Từng hoạt động, công việc cần phải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, đúng người, đúng việc. Ngoài nhân lực, cần phải dự trù các nguồn lực khác như tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
Xác định rõ địa điểm tiến hành
Dự kiến kết quả
Ví dụ: Mẫu 1: Kế hoạch hoạt động tổng thể
3
4
5
Mẫu 2: Kế hoạch theo mục tiêu / giải pháp
Tên kế hoạch: ……………………………………………………………………………….
Mục tiêu:………………………………………………………………………………………
Giải pháp 1: …………………………………………………………………………………..
Giải pháp 2: …………………………………………………………………………………..
Giải pháp 3: …………………………………………………………………………………..
Mẫu 3: Kế hoạch theo thời gian Các nguyên tắc trong lập kế hoạch Tính mục tiêu
Trên cơ sở xác định đúng và rõ mục tiêu cần đạt, người quản lý ở các cấp khác nhau sẽ có khả năng lựa chọn các giải pháp, phương pháp thực hiện cũng như các điều kiện hỗ trợ một cách phù hợp và xác định vị thế ưu tiên cho từng mục tiêu ( trong những chương trình/kế hoạch có nhiều mục tiêu ). Tính mục tiêu trong lập kế hoạch giúp đảm bảo được hiệu quả hoạt động, tránh lãng phí hoặc sử dụng nguồn lực không phù hợp, làm cơ sở cho theo dõi, giám sát và đánh giá.
Tính khoa học
Mọi sản phẩm của quá trình lập kế hoạch (các văn bản, kế hoạch hoạt động …) chỉ có hiệu quả nếu nó đạt đến những mức độ nhất định về căn cứ khoa học. Tính khoa học chính là yếu tố đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của các kế hoạch được thảo ra.
Tính cân đối
Tính cân đối là một nguyên tắc xuyên suốt quá trình lập kế hoạch để đảm bảo kế hoạch đạt được các mục tiêu đề ra. Cân đối ở đây không chỉ cân đối giữa nhu cầu và khả năng trong lập kế hoạch mà còn là sự cân đối giữa các yếu tố, các bộ phận, các lĩnh vực và quá trình trong hệ thống tổ chức để đảm bảo thuận lợi nhất cho việc thực hiện mục tiêu đã lựa chọn.
Tính chấp nhận
Kế hoạch được lập ra phải được sự chấp nhận của không chỉ chính quyền, các cấp lãnh đạo, những người lập kế hoạch mà cả những người trực tiếp thực hiện và đối tượng can thiệp (cộng đồng). Chấp nhận ở đây bao gồm cả chấp nhận về chính trị, văn hoá, đạo đức v.v.. giúp đảm bảo các kế hoạch thảo ra là hiệu quả, khả thi và phù hợp với tình hình thực tế của địa phương.
TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
Thực hiện các vấn đề/nội dung gì; ai thực hiện; thực hiện như thế nào; thực hiện bằng nguồn lực nào; cơ chế phối hợp; kiểm tra, giám sát.
Sau khi đã xây dựng được kế hoạch, chúng ta cần tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch. Quá trình triển khai thực hiện thường có những công việc sau:
Phân công, thông báo công việc, trách nhiệm
Phân công, thông báo công việc, trách nhiệm một cách rõ ràng cho từng người thực hiện, tránh trường hợp người làm thì không biết cụ thể việc mình phải làm gì. Khi đó, kế hoạch dù có được lập tốt đến đâu, nhưng khi triển khai cũng không có hiệu quả.
Điều phối, chỉ đạo hoạt động
Đây chính là việc phối hợp các hoạt động của các cá nhân, đơn vị một cách có kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Hoạt động này rất quan trọng trong việc triển khai thực hiện kế hoạch, bởi vì điều phối sẽ giúp nâng cao hiệu quả thực hiện các hoạt động thông qua việc phát huy tối đa khả năng, điểm mạnh của các cá nhân, tập thể và sử dụng hiệu quả các nguồn lực.
Để nâng cao hiệu quả việc triển khai thực hiện kế hoạch cần phải quan tâm đến các vấn đề sau:
Xây dựng các quy định và phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện kế hoạch đề ra. Xây dựng hệ thống báo cáo, sổ sách ghi chép thống nhất, đầy đủ, chính xác.
Công việc này rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, lập kế hoạch cũng như thực hiện kế hoạch.
Là công việc quan trọng trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch.
Là cơ sở để thực hiện công tác theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả các hoạt động theo kế hoạch đề ra.
Là cơ sở để kiểm tra, đối chứng lại quá trình lập kế hoạch để đảm bảo rằng kế hoạch lập ra đã xem xét tới tất cả các điều kiện thực tế, các nguồn lực sẵn có, các khó khăn, thuận lợi có thể ảnh hưởng tới hiệu quả của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch.
Xây dựng kế hoạch thời gian một cách chi tiết, rõ ràng.
Thời gian cũng là một yếu tố ảnh hưởng tới thành công hay thất bại của việc thực hiện kế hoạch. Nhiều hoạt động thực thi không đúng với kế hoạch do không có kế hoạch thời gian cụ thể và rõ ràng. Sự chậm trễ trong việc thực hiện công việc sẽ dẫn đến lãng phí các nguồn lực, đặc biệt, với những hoạt động có tính chất dây chuyền, sự chậm trễ của hoạt động này sẽ dẫn tới sự chậm trễ của các hoạt động khác.
Gắn kết chặt chẽ công tác lập kế hoạch với công tác quản lý, bởi vì công tác lập kế hoạch là một trong các chức năng, đồng thời là một công cụ của quản lý. Để đạt được mục tiêu đề ra, công tác lập kế hoạch cần phải gắn kết chặt chẽ với công tác quản lý, bao gồm công tác theo dõi, giám sát và đánh giá. Trong nhiều trường hợp, bên cạnh kế hoạch thực hiện, cần xây dựng kế hoạch theo dõi, giám sát để giúp cho công tác quản lý, phân bổ nguồn lực và có thể kịp thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần, nhằm nâng cao hiệu quả của việc triển khai thực hiện kế hoạch.
Theo dõi, giám sát
Khái niệm
Theo dõi, giám sát là một hoạt động thường xuyên của chu trình quản lý nhằm thu thập và cung cấp các thông tin phản hồi về tiến độ, các vấn đề nảy sinh trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, từ đó có thể đưa ra những kiến nghị và biện pháp khắc phục. Giám sát tốt sẽ dự báo tốt, lập kế hoạch tốt và thu được hiệu quả cao.
Giám sát nội bộ
Cơ sở, đơn vị tự giám sát ( do lãnh đạo hoặc cán bộ được phân công giám sát). Phương pháp này mang tính bền vững, thường xuyên, phát huy được nội lực, giải quyết kịp thời những phát sinh trong thực tế, có hiệu quả. Bản thân cán bộ cũng có thể dựa vào bảng kiểm để tự giám sát khả năng thực hiện chuyên môn của mình.
Giám sát lồng ghép
Là loại giám sát nhằm giải quyết các vấn đề tồn tại của cơ sở từ công tác quản lý đến công tác chuyên môn và thu thập ý kiến để lập kế hoạch giải quyết.
Phương pháp giám sát Quan sát
Là sự nhìn nhận chủ yếu bằng mắt để đánh giá được toàn cảnh hoặc từng phần hoạt động đang diễn ra, như quan sát cơ sở làm việc, trang thiết bị, cơ sở vật chất, sổ sách, báo cáo thống kê, bệnh án, hoạt động của cán bộ y tế trong lúc họ đang làm việc.
Giao tiếp
Là sự tiếp xúc giữa giám sát viên và người được giám sát, giao tiếp trong giám sát dịch vụ y tế.
Huấn luyện (cầm tay chỉ việc)
Là hình thức hỗ trợ kỹ thuật, huấn luyện kỹ năng thực hành bằng cách cùng làm việc với người được giám sát, giúp cho họ làm đúng và tốt hơn theo quy trình công việc.
Quy trình giám sát Bước 1: Chuẩn bị giám sát Chuẩn bị nguồn lực, chọn giám sát viên
Giám sát viên phải có kỹ năng, thành thạo về chuyên môn trong lĩnh vực giám sát; có kiến thức và kỹ năng giám sát; sắp xếp được thời gian thích hợp để đi giám sát; có khả năng lãnh đạo để tổ chức tốt cuộc giám sát và ra quyết định sau khi giám sát.
Lập kế hoạch giám sát gồm các nội dung sau:
Các vấn đề cần giám sát
Mục tiêu của đợt giám sát
Thành phần đoàn giám sát
Đơn vị/cơ sở được giám sát
Công cụ giám sát
Thời gian giám sát
Nguồn lực thực hiện giám sát
Gặp gỡ, tiếp xúc với cán bộ, cơ sở được giám sát: nói rõ mục đích và nội dung giám sát, giới thiệu và thông báo thời gian làm việc …
Sử dụng bảng kiểm để giám sát
Xem xét kế hoạch can thiệp ( nếu có )
Bước 3: Các công việc sau giám sát.
Sau giám sát có nhiều công việc quan trọng, nếu không thực hiện thì sẽ không phát huy được hiệu quả của công tác giám sát.
Phản hồi nhanh cho cán bộ, cơ sở được giám sát. Phản hồi nhanh ( bằng miệng ) ngay sau khi giám sát, chỉ ra các mặt tích cực và những bất cập cần khắc phục, cam kết sẽ tiếp thu các kiến nghị, đề xuất của đơn vị được giám sát và tiếp tục hỗ trợ trong thời gian tới …
ĐÁNH GIÁ
Khái niệm
Đánh giá tập trung phân tích vào các kết quả của hoạt động ( đầu ra ) trong mối quan hệ với đầu vào, so sánh kết quả đạt được với chi phí, quá trình triển khai hoạt động để đạt được thực hiện, tính tổng thể, tác động và tính bền vững của kế hoạch/chương trình/dự án đó; so sánh kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra.
Đánh giá là một trong những công cụ của quản lý để cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
Phân loại
Phân loại theo thời gian thực hiện Đánh giá ban đầu
Là việc thu thập các số liệu cần thiết để xây dựng mục tiêu của kế hoạch/chương trình/dự án. Những chỉ số đó là cơ sở cho tổ chức triển khai kế hoạch và sẽ được sử dụng trong đánh giá để so sánh, đối chiếu với kết quả đạt được cuối chu kỳ hoạt động hoặc khi kết thúc chương trình kế hoạch, dự án.
Đánh giá tiến độ thực hiện
Là đánh giá được tiến hành trong quá trình thực hiện kế hoạch theo chu kỳ có thể là một quý, 6 tháng, 9 tháng … nhằm xem xét việc triển khai kế hoạch có đúng mục tiêu không, giúp cho quá trình điều hành kế hoạch đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng các hoạt động.
Đánh giá kết thúc
Là đánh giá kết quả cuối cùng của kế hoạch/chương trình/dự án so với mục tiêu đề ra.
Đánh giá tác động
Là đánh giá về tính duy trì của chương trình dự án và các tác động lâu dài của kế hoạch/chương trình/dự án đối với sức khoẻ của cộng đồng, kinh tế – xã hội, hoặc tác động của nó đối với việc hoạch định chính sách, chiến lược phát triển của ngành … Loại đánh giá này thường được tiến hành sau khi kế hoạch/chương trình/dự án kết thúc nhiều năm.
Phân loại theo phương pháp đánh giá Đánh giá đối chiếu với mục tiêu.
Đánh giá đối chiếu kết quả thu được khi kết thúc kế hoạch/chương trình/dự án với mục tiêu đề ra trong bản kế hoạch.
Đánh giá so sánh trước sau khi thực hiện kế hoạch/chương trình/dự án.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Thuật ngữ hành chính, Học viện Hành chính quốc gia, 2002
Mười công việc chuyên viên trong quản lý hành chính nhà nước, 2004
Giáo trình quản lý hành chính Nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia, năm 2006.
Giáo trình Tổ chức, quản lý và chính sách y tế, Trường Đại học Y tế công cộng, năm 2005
Cấu Trúc Tổ Chức Và Kế Hoạch Dự Án
Giống như bất kì những dự án khác, một dự án Six Sigma cũng cần một nhóm dự án, với một cấu trúc, vai trò và trách nhiệm rõ ràng, để cùng nhau thực hiện theo kế hoạch của dự án. Nhằm đảm bảo sự thành công của dự án và quá trình đạt được các mục tiêu của Six Sigma. Trong phần này mình sẽ giới thiệu về cấu trúc tổ chức của dự án Six Sigma và vai trò của bản kế hoạch dự án. Nếu chưa biết về Six Sigma, bạn có thể tìm hiểu thêm các bài viết trong Link sau.
Cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức điển hình của dự án bao gồm:
Champion: Dự án cần được hỗ trợ và nhận biết của Champion, là người điều hành cấp cao, người phê duyệt cho dự án. Có vai trò đảm bảo rằng dự án phù hợp với tổng thể của chiến lược Lean Six Sigma.
Sponsor: Là người đứng đầu, người chịu trách nhiệm cho dự án. Sponsor phải là người hiểu về Six Sigma và là người giải quyết các vấn đề cho dự án Six Sigma đang diễn ra. Tuy nhiên, có nhiều sponsor chỉ cho thấy vai trò của mình là một người cố vấn, chứ không phải là người chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án.
Leader: Là người chịu trách nhiệm giám sát công việc của nhóm ngày qua ngày (tốt nhất là toàn thời gian) và thường có chứng nhận Black Belt. Trách nhiệm bao gồm giao tiếp với sponsor trong việc xác định mục tiêu và lý do thực hiện dự án, chọn và hỗ trợ các thành viên trong nhóm, giữ cho dự án theo đúng tiến độ.
Team member: Là thành viên trong nhóm dự án, người được giao nhiệm vụ và thời gian cụ thể để hoàn thành dự án.
Ai là người tham gia vào nhóm dự án?
Chọn đúng người. Chọn những người có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với dự án.
Không quá nhiều người, khi cần thiết bạn có thể xin thêm sự hỗ trợ. Một nhóm dự án cần 4 đến 6 thành viên là được.
Kế hoạch dự án
Xem xét định kì
Toàn bộ thành viên trong team dự án nên đươc tham gia trong suốt toàn bộ dự án.
Cung cấp một bản tóm lược về thời gian với những phát hiện quan trọng.
Đảm bảo rằng những yêu cầu hỗ trợ đã được thực hiện rõ ràng.
Những bước tiếp theo được thể hiện, phân công rõ ràng.
Bản kế hoạch dự án giống như lộ trình của một chuyến đi, nó sẽ cung cấp hướng đi cho dự án. Bản kế hoạch dự án sẽ giúp nhóm dự án biết được lịch trình để tiến hành thực hiện trên thực tế. Và bất cứ một dự án nào cũng cần có một cấu trúc tổ chức với vai trò và trách nhiệm rõ ràng để cùng nhau thực hiện hướng tới sự thành công của dự án.
Thu Huong
Related
Bạn đang đọc nội dung bài viết Quản Lý Dự Án: 6 Bước Lập Kế Hoạch Hoàn Hảo trên website Sieuphampanorama.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!