Đối với chủ khách sạn, quản lý khách sạn không phải là một khái niệm đơn lẻ mà là nhiều khái niệm liên kết chặt chẽ với nhau.
Thật khó để nói rằng bạn đã thành thạo công việc quản lý khách sạn khi có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm như vậy. Khả năng thích ứng, đối mặt với thách thức là điều cần thiết đối với một nhà quản lý khách sạn.
Luôn có các chiến lược mới, sở thích của khách du lịch hoặc các công nghệ mới xuất hiện mà bạn phải theo dõi. Những xu hướng mới trong các khách sạn và ngành công nghiệp khách sạn đang được tạo ra sẽ ảnh hưởng đến cách một người quản lý mô hình kinh doanh, vì vậy bạn sẽ phải bỏ công sức và tiền bạc để bắt kịp những xu hướng ấy.
Bài viết này sẽ đưa bạn đi tìm hiểu khái niệm quản lý khách sạn và đưa ra một số tips và ý tưởng trong quá trình thực hiện để giúp bạn điều hành khách sạn tốt hơn.
Quản lý khách sạn là gì?
Quản lý khách sạn làm gì?
Xây dựng và triển khai kế hoạch kinh doanh
Quản lý, điều phối các hoạt động trong khách sạn
Duy trì và đảm bảo hoạt động liên tục của các bộ phận trong khách sạn.
Kiểm tra thường xuyên chất lượng phòng ốc, vệ sinh sảnh, các lối đi…
Kiểm soát chất lượng các sản phẩm, dịch vụ đi kèm phục vụ khách hàng.
Giám sát thái độ – chất lượng phục vụ của nhân viên từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp.
Kiểm tra công tác bảo trì – bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài sản của khách sạn.
Xây dựng quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho khách sạn
Các công việc khác
Đảm nhiệm công việc đại điện cho khách sạn phát ngôn với cơ quan báo chí, truyền thông.
Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, nhà cung cấp, chính quyền địa phương…
Chịu trách nhiệm phê duyệt, đánh giá kế hoạch, công việc của các bộ phận thuộc thẩm quyền quản lý.
Trực tiếp tham gia vào các kế hoạch marketing, tiếp thị, truyền thông quảng bá hình ảnh khách sạn.
Chủ động đề xuất với cấp trên giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh thu cho khách sạn.
Tổ chức và tham gia các buổi đào tạo, huấn luyện kỹ năng nghiệp vụ cho cấp dưới.
Tổ chức, chủ trì các cuộc họp định kỳ trong khách sạn.
Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên giao phó.
Quản lý khách sạn cần yếu tố gì?
Có vốn hiểu biết sâu rộng về văn hóa – xã hội
Là nhà quản trị khách sạn, bạn phải cần phải am hiểu và có kiến thức sâu rộng về văn hóa, ẩm thực, phong tục, truyền thống, tâm lý và con người,…của Việt Nam hay thậm chí các quốc gia khác trên thế giới, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng mục tiêu của khách sạn nơi bạn đang làm việc. Chỉ khi có được yếu tố này, bạn mới tự tin và dễ dàng hiểu được tâm lý, nhu cầu khách hàng từ đó lựa chọn dịch vụ phù hợp mang lại cho khách hàng mức độ hài lòng cao nhất.
Tự tin, năng động, nhiệt tình và nhạy bén
Đây là những tố chất lãnh đạo mà một nhà quản trị khách sạn. Bởi phần lớn công việc nhà quản trị khách sạn là giao tiếp với khách hàng, cấp dưới và cả với cấp trên. Đặc thù công việc đòi hỏi bạn phải nắm bắt tâm lý đối phương, thân thiện, linh hoạt để giải quyết nhanh chóng và kịp thời những vấn đề phát sinh trong công việc…
Cẩn thận, tỉ mỉ, chu đáo và chỉnh chu
Tinh ý và thấu hiểu những mong muốn của khách hàng từ sự sắp xếp, bày trí trong khách sạn như sảnh, phòng ăn, phòng ở đến các dịch vụ bổ sung khác; tận tình và khéo léo trong việc điều phối công việc giúp cấp dưới thoải mái và tự tin hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ; chỉn chu trong tác phong, cách ăn mặc, lời nói, cử chỉ và hành động, từ đó toát lên phong thái của người làm dịch vụ, gây ấn tượng và tạo sự tin tưởng với khách hàng mọi lúc mọi nơi.
Tổ chức, quản lý và sắp xếp công việc
Chịu được áp lực công việc
Ngành dịch vụ nói chung và ngành quản trị khách sạn nói riêng luôn có những áp lực về doanh thu, khối lượng công việc, số lượng khách hàng,… đòi hỏi nhà quản trị phải thực sự có khả năng chịu áp lực công việc cao từ đó sẵn sàng tiếp nhận và giải quyết những vấn đề đó một cách nhanh gọn và hiệu quả nhất.
Có khả năng ngoại ngữ
Không chỉ trang bị kiến thức chuyên môn sâu rộng, nhà quản trị khách sạn cần có khả năng ngoại ngữ tốt, đặc biệt là tiếng Anh. Thành thạo trong giao tiếp giúp bạn tiếp nhận thông tin hiệu quả và giao tiếp dễ dàng với mọi khách hàng của khách sạn.
Quản lý khách sạn có khó không?
Bất kỳ ngành nghề, công việc nào cũng có những khó khăn đặc thù và quản lý khách sạn cũng vậy. Để thành công trong ngành quản lý khách sạn, bạn hãy chuẩn bị sẵn sàng một tâm thế và hiểu rõ bạn cần đối mặt với những thử thách nào. Vậy những khó khăn khi quản lý khách sạn là gì?
Áp lực công việc
Đừng nghĩ làm quản lý khách sạn sẽ nhàn hạ và không có gì vất vả, không cần phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng. Thực tế không phải vậy. Ở vị trí càng cao, áp lực công việc sẽ càng lớn. Quản lý nhà hàng – khách sạn phải đảm nhiệm nhiều công việc quan trọng như: lập kế hoạch, các báo cáo kết quả tài chính, các bản thu – chi ngân sách; quản lý tỷ lệ phòng đã đặt và phòng còn trống, quản lý vấn đề chế biến thực phẩm; thiết lập các quy tắc trong quản lý nhân sự; tham mưu cho cấp trên đảm bảo công tác chuẩn bị và phục vụ diễn ra đúng tiến độ…
Thông thường, nhà quản lý khách sạn phải làm việc khoảng 50-80 giờ/tuần. Với khối lượng công việc khổng lồ và thời gian làm việc gấp đôi người bình thường như vậy, họ phải thường xuyên đối mặt với áp lực về tâm lý và vấn đề về sức khỏe.
Cảm xúc trong công việc
Làm trong ngành dịch vụ, bạn sẽ luôn phải đặt khách hàng làm trọng tâm, yếu tố con người luôn được ưu tiên đặt lên hàng đầu. Vì thế, thái độ phục vụ của người làm ngành quản lý khách sạn rất quan trọng. Bên cạnh đó, công việc quản lý khách sạn phải phục vụ, giao tiếp với các nhân viên, cấp trên và khách hàng rất thường xuyên. Do đó, bạn cần phải giữ được cảm xúc cân bằng để khiến khách hàng luôn cảm thấy hài lòng với dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Điều này sẽ rất khó nếu như bạn là người sống thiên về cảm xúc, không kiềm chế được cảm xúc hoặc thiếu bình tĩnh.
Yêu cầu khắt khe về kỹ năng ngoại ngữ
Môi trường làm việc trong ngành quản lý khách sạn là môi trường quốc tế yêu cầu bạn phải tiếp xúc thường xuyên với các khách hàng nước ngoài. Do đó các khách sạn luôn ưu tiên tuyển dụng ứng viên có khả năng ngoại ngữ tốt, đặc biệt là tiếng Anh để có thể giao tiếp và chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Nếu không có kỹ năng ngoại ngữ tốt, bạn sẽ gặp khá nhiều trở ngại trong công việc lẫn con đường thăng tiến của bản thân.
Quản lý khách sạn nhà hàng
Công việc quản lý khách sạn vô cùng phức tạp, đặc biệt là với những khách sạn có nhà hàng.
Du lịch bao gồm hai nhu cầu chính; mọi người muốn một nơi có thể ngủ ngon giấc và ăn ngon. Hầu hết thời gian, nhà hàng là động lực tăng doanh thu và là một phần không thể thiếu của khách sạn.
Cân bằng giữa đẳng cấp và sự tiện lợi
Đối với những khách đã ở tại khách sạn của bạn, nhà hàng của bạn phải là một nơi có tác phong phục vụ nhanh chóng và dễ dàng. Họ sẽ không muốn tiêu quá nhiều tiền, cũng như không mất quá nhiều thời gian để chờ nếu họ có kế hoạch khác. Mặt khác, thực khách đến nhà hàng sẽ mong đợi bầu không khí, thức ăn và dịch vụ hạng nhất.
Thành lập trang web cho nhà hàng của bạn
Mặc dù nó chắc chắn phải được giới thiệu trên trang web khách sạn, nhưng một trang web nhà hàng chuyên dụng sẽ giúp tối đa hóa doanh thu và có khả năng thúc đẩy thêm lưu lượng truy cập qua khách sạn của bạn thông qua các liên kết. Tham khảo chéo cả hai ngành kinh doanh sẽ cải thiện SEO, giúp tăng tỉ lệ chuyển đổi và đặt phòng trực tiếp.
Trên trang web nhà hàng, hãy giới thiệu hình ảnh và video lớn có chất lượng cao để giới thiệu món ăn và cách bày trí của bạn.
Tạo một trang mạng xã hội cho nhà hàng của bạn
Nếu nhà hàng khách sạn của bạn có trang web riêng thì đó là lý do khiến nhà hàng cũng nên có trang Facebook riêng. Điều này đặc biệt đúng nếu các sự kiện thường xuyên được tổ chức. Hãy nghĩ đến nhạc sống vào tối thứ Sáu, buổi thử rượu hàng tháng hoặc Happy Hour. Nó cũng hữu ích khi đăng ảnh về đồ ăn và trải nghiệm ăn uống của bạn.
Cung cấp các ưu đãi và chiết khấu
Bạn có thể sử dụng các thời điểm khác nhau trong tuần và kênh khác nhau để thu hút khách hàng. Trước khi khách đến, hãy gửi email cho họ một phiếu đồ uống tại quầy bar nhà hàng. Có khả năng họ cũng sẽ dùng bữa.
Thuê nhân viên khách sạn
Với những thách thức khi điều hành một nhà hàng, bạn cần đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản. Cung cấp cho họ những kiến thức chuyên môn để tạo ra trải nghiệm nhà hàng tốt nhất có thể cho khách hàng.
Khách sạn, nhà hàng và dịch vụ đi kèm là yếu tố tác động lẫn nhau. Các khách sạn chỉ có thể phát triển khi khách hàng hài lòng, vì họ không chỉ là người sử dụng dịch vụ mà họ còn là một phương tiện Marketing hữu hiệu để quảng bá dịch vụ của khách sạn.
Quản lý khách sạn du lịch
Cả hai đều được xem là ngành “công nghiệp không khói” giàu tiềm năng nhất bậc nhất trong xu hướng toàn cầu hóa.
Hệ thống quản lý khách sạn
Lợi ích của hệ thống quản lý khách sạn
Với sự mở rộng quy mô cả về số lượng và chất lượng các dịch vụ khách sạn, đòi hỏi nhà quản lý cần thay đổi phương pháp, cách thức quản lý các hoạt động của khách sạn sao cho hiệu quả nhất, tiết kiệm chi phí nhất. Đây là lúc các nhà quản trị cần sự hỗ trợ đắc lực của các hệ thống và phần mềm quản lý khách sạn. Vậy những lợi ích mà phần mềm quản lý khách sạn mang đến là gì?
Giảm thời gian dành cho các công việc hành chính
Bạn có thể giảm thiểu lượng thời gian dành cho các công việc hành chính. Hệ thống quản lý khách sạn phù hợp sẽ giúp bạn hạn chế những công việc mang thủ tục rườm rà và tiết kiệm thời gian. Công nghệ này cũng sẽ cung cấp cho bạn tiến độ làm việc của nhân viên, và điều này ảnh hưởng như thế nào đến việc duy trì sự hài lòng cũng như năng suất của nhân viên.
Trong môi trường du lịch có nhịp độ nhanh ngày nay, điều quan trọng là bạn phải tự động hóa nhiều tác vụ nhất có thể. Hệ thống quản lý tài sản có thể giúp bạn rất nhiều điều đó.
Tăng sự hiện diện trực tuyến của bạn
Xây dựng mối quan hệ với khách hàng
Bạn sẽ phát triển mối quan hệ tốt hơn với phân khúc thị trường mục tiêu của mình, đồng thời xác định các thị trường mới để khai thác. Ngoài ra, công nghệ mới của bạn sẽ cho phép bạn tiếp cận với các thị trường mới mà trước đây chưa biết tới thương hiệu của bạn.
Quản lý phân phối
Quản lý doanh thu
Bạn có thể thực hiện một chiến lược quản lý doanh thu có lợi. Sử dụng các công cụ định giá sáng tạo cho phép bạn tạo chiến lược định giá phòng linh hoạt, bạn có thể tối đa hóa doanh thu mà bạn tạo ra trên mỗi phòng tại bất kỳ thời điểm nào.
Định giá phòng phù hợp là chìa khóa để thành công trong ngành công nghiệp cạnh tranh này và có sẵn những công cụ này có thể giúp bạn đáng kể.
Tăng lượt đặt trước
Cuối cùng bạn sẽ tăng lượt đặt phòng của mình. Vào cuối ngày, điểm của mọi tính năng trong giải pháp kinh doanh quản lý khách sạn của bạn là tăng lượng đặt phòng mà bạn nhận được tại khách sạn của mình.
Odoo ERP – Phần mềm quản lý khách sạn tối ưu
Odoo là một trong những giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở hàng đầu, phục vụ nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với hơn 10000 ứng dụng, module sẵn có, Odoo là một bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện có khả năng quản lý sales, quan hệ khách hàng, dự án, tồn kho, sản xuất, kế toán, nhân sự, … Tất cả các phân hệ được tích hợp trong một phần mềm dễ cài đặt, sử dụng với đầy đủ hướng dẫn và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ.
Vì Odoo là một nền tảng mã nguồn mở, doanh nghiệp có thể tích hợp dễ dàng với các ứng dụng bên thứ ba, hay điều chỉnh các module sẵn. Không chỉ vậy, Odoo cho phép doanh nghiệp tạo thêm người dùng mới khi mở rộng quy mô kinh doanh chỉ với vài thao tác đơn giản.
Nhờ đó, Odoo là một nền tảng tối ưu cho quản lý khách sạn. Với các tính năng quản lý toàn diện cho mọi phòng ban, các khách sạn có thể tùy chỉnh để phù hợp nhất với quy trình, nghiệp vụ và quy mô của mình.
Là một trong những đối tác hàng đầu của Odoo tại Việt Nam, Magenest cung cấp các giải pháp của Odoo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí đầu tư, vận hành mà vẫn đảm bảo được thời gian thực thi tối thiểu. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ phân tích, tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất với thực trạng của Doanh nghiệp. Liên hệ ngay với Magenest để tìm hiểu thêm và được tư vấn miễn phí về giải pháp quản lý khách sạn với Odoo!